No tengo tiempo: "8 Pasos para una jornada más productiva"

No tengo tiempo para todo es una frase que todos decimos cuando las obligaciones diarias nos pasan por encima. Está claro que el tiempo pasa, pero las personas productivas entienden esto y saben cómo gestionar sus jornadas diarias para lograr todo lo que quieren hacer. 

Tal vez encuentres algunas dificultades a la hora de sentirte productivo, pero debes saber que una buena organización se basa simplemente en unos buenos hábitos. Debes además tener claros tus objetivos, y ajustar estos elementos en tu agenda diaria para mejorar tu productividad personal con el tiempo.

Este artículo comparte cómo prepararse para ser más productivo todos los días y vencer el no tengo tiempo al que parece habernos acostumbrado. Analizaremos cómo es un día completamente productivo y cuáles son los hábitos que puedes practicar para tener más días así.

ÍNDICE DE CONTENIDO
Pasos para una jornada más productiva
1. Reduce tu lista de tareas pendientes a la mitad 2. Crea un plan semanal
3. Sigue una rutina matutina cada día
4. Pasa del no tengo tiempo a hacer bloques de horas
5. La regla de los cinco minutos
6. Haz primero lo más difícil
7. Toma los descansos necesarios aunque pienses "no tengo tiempo"
8. Establece límites
Tener un día productivo = tener buenos hábitos diarios
El no tengo tiempo ya no es una excusa

1. Reduce tu lista de tareas pendientes a la mitad

Para empezar hay que hacer una diferenciación importante. Hacer las cosas durante tu jornada laboral no es lo mismo que adaptarse a hacer todo lo posible en esas ocho horas. Es interesante que valores si realmente necesitas hacer esas 20 tareas de tu lista de pendientes. Y que adoptes un enfoque de “menos es más” en tu lista de tareas por hacer,  concentrándote únicamente en lograr aquellas cosas que más importan.

Ser productivo requiere que dejes de lado el no tengo tiempo y sepas exactamente qué es lo que quieres lograr. Una vez logres tener tus objetivos claros es el momento de que dividas las tareas en otras más pequeñas que seas capaz de conseguir a diario. Crear un plan semanal es un excelente primer paso para crear días productivos. Desglosa en él tus grandes objetivos, y qué proyectos son viables para la próxima semana. Tómate tu tiempo para crear este plan, anota cualquier evento especial y realiza un seguimiento de todo lo que te gustaría lograr al final de cada día.

Una rutina matutina es esencial para que un día productivo tome su forma. Sabemos que comenzar bien el día puede darnos una mentalidad positiva y capaz, lo que hará que el resto del día sea mejor. Una buena rutina empieza por evitar retrasar la alarma cuando suena por las mañanas, levantarnos, e iniciar un ritual personal de despertar. Esto puede incluir beber un vaso lleno de agua para hidratar el cuerpo (es muy recomendable el agua con limón), actividades de meditación u oración, repasar tu agenda diaria y realizar las anotaciones necesarias, dar un paseo matutino y desayunar. Comenzar el día con propósitos es la mejor manera de traer paz, control y equilibrio a tu día. Esto mejorará tu concentración, lo que te llevará a tener un día más productivo.

4. Pasa del no tengo tiempo a hacer bloques de horas

 

 

El uso de bloques de tiempo es una estrategia de productividad establecida y bien conocida que deja la excusa del no tengo tiempo atrás. Al crear marcos de bloques de tiempo en tu jornada diaria tomas la decisión consciente de dedicar cada bloque de tiempo a una determinada tarea. Estos bloques suelen dividirse en secciones de 60 o 90 minutos. Es posible que desee imprimir el cronograma o codificar con colores sus tareas, ya que uno de los beneficios del bloqueo de tiempo es que, una vez completado, crea una guía visual para su jornada laboral.

Si evitar la procrastinación es un gran desafío para ti, puedes poner a prueba la regla de los cinco minutos. De esta forma te prometes a ti mismo que dedicarás sólo cinco minutos a una tarea pendiente, eliminando muchas de las excusas que te impiden comenzar. Casi cualquier persona puede dedicar sólo cinco minutos a escribir un correo electrónico, investigar un tema, completar algún archivo o proyectar nuevas tareas. A menudo, una vez transcurridos los cinco minutos, la motivación para continuar permanece. E incluso si pasas a otra tarea productiva, los pequeños trabajos completados en cinco minutos siguen representando una contribución importante a su producción general.

Puede resultar tentador evitar y postergar aquellas tareas difíciles o que requieren mucho tiempo y centrarnos en actividades con resultados rápidos. Sin embargo, debes saber que si asumes primero tus proyectos más difíciles, tu motivación y concentración aumentarán significativamente durante el resto del día. Este enfoque aprovecha el fenómeno psicológico conocido como el "impulso de inicio". Una vez que superas la resistencia inicial y te dedicas a una tarea difícil, es probable que descubras que no era tan pesada como parecía. Esta sensación de éxito temprano puede motivarte a seguir avanzando y abordar otras tareas complejas con mayor facilidad. Considera priorizar estas tareas más importantes primero en tu día a día, o en ese momento en el que te sientes más productivo.

Puede parecer extraño sugerir tomar descansos cuando se habla de ser productivo, pero los descansos regulares en realidad ayudan a disminuir el estrés y aumentar la productividad. Así que considera programar descansos cortos frecuentes de 10/15 minutos cuando los necesites, y utiliza este tiempo para mantenerte alejado de la tarea que estuvieras realizando. De esta forma tu mente descansa y regresará con una motivación renovada e ideas potencialmente nuevas.

Para aprovechar las oportunidades que nos da cada día para ser más productivos, también es importante establecer límites a nuestro tiempo. Para completar tus tareas de manera efectiva debes poder completarlas dentro de un plazo razonable. Si estableces límites sobre estas fechas evitarás sentirte abrumado. Esta técnica es conocida como "bloqueo de tiempo" y puede ser especialmente efectiva, evitando distracciones y multitareas. Al hacerlo, te vuelves más consciente del tiempo y más propenso a aprovechar cada minuto.

Un día productivo no significa uno en el que no tengas un momento de descanso durante todo el día. Ya hemos visto que con una buena organización podemos pasar del no tengo tiempo a disfrutar de momentos de inactividad tan importantes como tachar tareas de la lista de tareas pendientes. Lograr esto es finalmente más una cuestión de buenos hábitos que deben ajustarse a nuestra personalidad.

"Hábitos Atómicos" es un libro escrito por James Clear, un autor y conferencista conocido por sus ideas sobre productividad, hábitos y mejora personal. El libro se centra en la idea de que los pequeños cambios, o hábitos atómicos como él los denomina, pueden tener un impacto significativo en la mejora continua de la vida de una persona.

Clear explora la ciencia detrás de la formación de hábitos y ofrece algunas estrategias prácticas para construir nuestros hábitos positivos y eliminar los negativos. La metáfora de los hábitos atómicos es utilizada para destacar la importancia de pequeñas acciones consistentes que, con el tiempo, consiguen tener un efecto acumulativo significativo.

El autor explora también otros conceptos como la ley del mínimo esfuerzo, la importancia del entorno en la formación de hábitos y cómo los sistemas de organización pueden ser más efectivos que los objetivos a corto plazo.

El no tengo tiempo ya no es una excusa

Hemos comentado en este artículo algunos de los aspectos clave para aumentar la productividad tanto en el lugar de trabajo como en el desarrollo de nuestro día a día a través de pequeños hábitos. Centrarse en probar estos tips de productividad a la vez hace posible que cualquiera pueda desarrollar habilidades en este área, reduciendo el estrés y maximizando nuestras metas profesionales y personales.
Puede crear días más productivos siguiendo una rutina diaria eficaz, priorizando tareas importantes, gestionando las distracciones y tomando descansos regulares. Es posible que al principio no puedas encontrar la mejor rutina para un día productivo y que el no tengo tiempo vuelva a excusarte para el cumplimiento de tus compromisos laborales, familiares o personales. Sólo debes experimentar para ver qué funciona mejor para ti y realizar un seguimiento de los datos para conocer las mejores tácticas para convertirlas en hábitos y rutinas que aumentarán tu productividad.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no tengo tiempo?

La frase no tengo tiempo suele estar motivada por una falta de organización y priorización de las tareas. Adoptar hábitos como la planificación semanal, el bloqueo de tiempo y la eliminación de tareas innecesarias puede ayudarte a ganar eficiencia y superar esa sensación de falta de tiempo.

¿Cuáles son los hábitos de una persona para ser más productiva

Buenos hábitos para ser más productivos incluyen aprender a reducir la lista de tareas pendientes, crear y seguir un planning semanal, establecer rutinas matutinas, emplear bloques de tiempo, enfrentar primero las tareas difíciles y establecer límites de tiempo para optimizar la productividad diaria.

¿Cómo organizar mi día a día si no tengo tiempo?

Recuerda que cada persona es única, por lo que es importante ajustar la organización en tu día a día según tus necesidades y preferencias personales. Una recomendación efectiva puede ser que experimentes con distintas rutinas y enfoques hasta encontrar lo que funcione mejor para ti.