Técnicas efectivas para organizar el tiempo y eliminar la procrastinación

Es muy típico intentar organizar el tiempo como propósito cada vez que comienza un período, como el año nuevo, la vuelta de las vacaciones o cada inicio de semana y/o mes. Es habitual decir cosas como: “Voy a ser más productivo y administrar mejor mi tiempo y mis tareas”. Pero admítelo, al final te dejas llevar por la vida cotidiana y acabas haciendo lo de siempre. Si de verdad estás interesado en realizar cambios relacionados con la organización de tu tiempo, tengo una serie de hábitos y técnicas productivas con los que finalmente verás resultados.

ÍNDICE DE CONTENIDO
Tres técnicas básicas para mejorar la productividad
1. El método Pomodoro: organizar el tiempo en intervalos
2. El método del bloqueo de tiempo
3. El método GTD para organizar el tiempo de David Allen
Cómo utilizar los 3 métodos a la vez sin morir en el intento
Ventajas de ser ordenado y organizar el tiempo
Los 5 principales beneficios de la gestión del tiempo eficaz en nuestra felicidad

Tres técnicas básicas para mejorar la productividad

Hacer más y mejor es organizar el tiempo de forma correcta. Porque la vida se nos escapa sin darnos cuenta y estar atado al trabajo no es bueno. Necesitamos disfrutar de la familia, los amigos, dar un paseo o tomar un simple refresco. Pero para lograrlo es necesario mejorar nuestra productividad, establecer prioridades y distinguir lo importante de lo urgente a la hora de organizar el tiempo.

Si bien existen muchas técnicas conocidas para organizar nuestro tiempo, tratarlas de forma independiente puede ser un gran error cuando en realidad se complementan muy bien.

La técnica Pomodoro es la más sencilla de todas y en ocasiones la medida más efectiva para organizar el tiempo. Fundamentalmente implica la asignación de intervalos a una labor a través de la construcción de segmentos temporales. Por ejemplo, 30 minutos sólo para responder correos electrónicos. Y 60 minutos para las tareas más tediosas, realizándolas preferiblemente a primera hora de la mañana, cuando estamos más activos y descansados.

La gran ventaja de Pomodoro es que te da una idea clara de cuánto tiempo necesitas para completar cada tarea. Esto es útil si planeas implementar técnicas futuras u otros métodos de organización. Lo que debes tener en cuenta es que si decides aplicar Pomodoro, tendrás que olvidarte del resto de tareas no contempladas en el método. De lo contrario, no será efectivo ya que seguirás experimentando interrupciones.

2. El método del bloqueo de tiempo

Este método de bloqueo del tiempo no es nada nuevo ni revolucionario, de hecho es algo que todos hemos hecho en algún momento de una forma u otra. Lo bueno es que si lo aplicamos con más rigor, el bloqueo de tiempo nos permitirá realizar el mismo trabajo exactamente en el tiempo adecuado. 

La fuerza del Time Blocking o bloqueo de tiempo radica en su capacidad de devolvernos el control de nuestro tiempo. En lugar de reaccionar al flujo interminable de demandas, esta técnica nos permite trabajar de forma proactiva asignando intencionalmente espacios de tiempo para las actividades esenciales y de bienestar. Esta planificación estratégica es realmente importante en un contexto profesional donde una mayoría de trabajadores siente los efectos nocivos del exceso de trabajo, agravado por la dificultad para desconectar después del horario de oficina.

3. El método GTD para organizar el tiempo de David Allen

Si preguntas a alguien interesado en técnicas para organizar el tiempo y mejorar la productividad, es muy probable que te hablen de este método. El consultor e instructor de productividad estadounidense David Allen es el creador del método GTD “Getting Things Done” (traducido en español como “Organízate con eficacia”) que ha sido adoptado por millones de personas en todo el mundo.

El método de productividad se basa en cinco pasos:

1. Identificar las acciones que necesitamos realizar.
2. Aclarar qué debemos hacer en cada tarea específica.
3. Organizar y preparar lo necesario para llevar a cabo la tarea.
4. Observa detenidamente qué es lo que debemos hacer.
5. Finalmente, hacerlo.

Como puedes ver, se basa en la idea de que la productividad es una función de la claridad, la organización y la acción. Al capturar, aclarar, organizar y revisar las tareas, Allen sostiene que podemos liberar nuestra mente de la preocupación y concentrarnos en lo que es realmente importante. El método GTD ha sido elogiado por su simplicidad y eficacia, y adoptado por personas de todos los ámbitos de la vida. Pero si bien es un método muy poderoso, tal vez intentar adoptarlo al 100% no es tarea para todos. Por ello se puede conseguir una interesante gestión de tareas entre la combinación de métodos propuestos y lo que propone GTD.

Cómo utilizar los 3 métodos a la vez sin morir en el intento

GTD, Pomodoro y Time Blocking se pueden utilizar al mismo tiempo para organizar el tiempo, y aunque puede parecer complicado, la verdad es que no es necesario morir en el intento. Simplemente basta con adaptar cada uno de los métodos a nuestras rutinas y sacar lo mejor de cada uno para encontrar un sistema de gestión y productividad válido para todos.

Puedes por ejemplo seguir el siguiente esquema:

1. Usar GTD para configurar las tareas.

Implementar el método Getting Things Done (GTD) te permite configurar de manera efectiva tus tareas. Organizarlas en listas claras y darles prioridad establece la base para gestionar y organizar el tiempo de forma más eficiente.

2. Completar las tareas en los bloques de tiempo destinados a cada actividad. Asignar bloques de tiempo específicos para actividades proporciona una estructura sólida. Con intervalos definidos para cada tarea, lo que evita la dispersión y fomenta la concentración.

3. Utilizar Pomodoro para identificar momentos específicos y medir el esfuerzo. Integrar la técnica Pomodoro añade un enfoque temporal más granular. Así podemos identificar y medir el esfuerzo en bloques cortos de trabajo. Estos deben ir acompañados de tiempos de descanso para incrementar la conciencia sobre el tiempo.

Ventajas de ser ordenado y organizar el tiempo

Aprender a gestionar y organizar el tiempo eficazmente nos ayuda a alcanzar nuestros objetivos. Pero también puede ayudarnos a mejorar el equilibrio entre la vida personal y laboral y, por lo tanto, aumenta nuestros niveles de felicidad. Organizar el tiempo sabiamente también reducirá el estrés y nos permitirá alcanzar cualquier objetivo de forma más rápida y sencilla.  

La gestión del tiempo es beneficiosa para todos los ámbitos de tu vida. Desde ayudarte a definir mejor tus prioridades y aumentar tu productividad. Una buena gestión también te hace ser más cuidadoso con la forma en que decides organizar el tiempo. Administrar el tiempo nos permite además trabajar de manera más inteligente, no más intensa, para que podamos hacer más en menos tiempo y aprovechar mejor las oportunidades.

Los 5 principales beneficios de la gestión del tiempo eficaz en nuestra felicidad

1. Menos estrés. Saber organizar el tiempo reduce tu nivel de estrés y aumenta tu confianza. Tomar el control de tu tiempo también reduce la ansiedad. 
2. Mejor equilibrio entre la vida privada y profesional. Serás más productivo en el trabajo y tendrás más tiempo para dedicarlo a tus relaciones más importantes.
3. Más tiempo libre. Con una mayor libertad de movimiento para concentrar tu tiempo en establecer y alcanzar objetivos más importantes. O para pasar más tiempo con familiares y amigos, profundizar en tus relaciones y dedicarte a nuevos pasatiempos.
4. Menos procrastinación. Aprender habilidades para organizar el tiempo nos impide posponer las cosas. Nos da la sensación de tener el control de la carga de trabajo y nos ayuda a dejar de procrastinar. 
5. Más energía. Cuando trabajas más y más duro, los niveles de energía pueden disminuir y hacernos sentir cansados todo el tiempo. Aprender a planificar tu agenda y tomar descansos regulares a lo largo del día, mantendrá alto nuestro nivel de energía para aumentar su productividad.

El Bullet Journal. Una buena herramienta para organizar el tiempo

Es posible que hayas invertido en una agenda impresa o digital para realizar un seguimiento de todo lo que tienes que hacer. O en un diario para anotar tus pensamientos e ideas. Es posible que tenga notas Post-It en tu escritorio o que incluso hayas utilizado una herramienta de gestión de proyectos en línea.

La cuestión es que sabemos lo que queremos hacer y decidimos hacerlo, pero la vida se interpone en nuestro camino y nuestra emoción y compromiso iniciales se derrumban. Sin embargo existe una herramienta llamada Bullet Journal que puede ayudarnos a concentrarnos en lo que realmente importa a pesar de los constantes cambios en la vida.

1. Define tu propósito. Si lo enfocas como algo que te motiva tienes más posibilidades de lograr que funcione a largo plazo.
2. Diseña un índice. Aquí es donde se organizan todos tus planes que te remitirán a un número de página específico. Comienza en la parte superior de la página y enumera hacia abajo.
3. Personaliza el contenido en función de tus necesidades. Ya sea haciendo registros diarios, semanales o mensuales. 
4. Prueba cosas nuevas. La clave es encontrar tu propio estilo, uno que funcione para ti. Si algo no funciona, detente y busca algo que sí lo haga.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las tres técnicas básicas mencionadas para mejorar la productividad?

Las tres técnicas básicas mencionadas para mejorar la productividad son el método Pomodoro, el método del bloqueo de tiempo y el método GTD (Getting Things Done) de David Allen. Cada una aborda la gestión del tiempo desde perspectivas diferentes, pero se complementan para lograr una mayor eficacia.

¿Cuál es la ventaja principal del método Pomodoro?

La ventaja principal del método Pomodoro radica en su capacidad para proporcionar una clara idea del tiempo necesario para completar cada tarea. Este enfoque ayuda a planificar futuras actividades y otros métodos de organización al establecer bloques de tiempo específicos para tareas concretas.

¿En qué consiste el método del bloqueo de tiempo y por qué es relevante?

El método del bloqueo de tiempo implica asignar tiempos específicos para actividades esenciales y de bienestar, devolviendo el control del tiempo. Esta técnica permite trabajar de manera proactiva, planificando estratégicamente en lugar de reaccionar a demandas constantes. Es relevante en entornos profesionales para combatir el exceso de trabajo y la dificultad para desconectar.

¿Quién es el creador del método GTD y en qué se basa este método para organizar el tiempo?

El creador del método GTD es el consultor e instructor de productividad David Allen. El método se basa en cinco pasos: determinar las tareas a realizar, aclarar cada tarea específica, organizar y preparar lo necesario, observar detenidamente las tareas y, finalmente, llevar a cabo las acciones necesarias. GTD se centra en la claridad, organización y acción para mejorar la productividad.