Herramientas simples y divertidas para mejorar la productividad personal

A algunas personas puede resultarles abrumadora la tarea de organizarse para mejorar su productividad personal. Esto ocurre, generalmente, porque no disponemos de las herramientas necesarias.

INDICE DE CONTENIDO
Lucha contra el desaliento
Administra tu tiempo sabiamente
Trata los asuntos desagradables con eficacia
Lucha contra la pereza
Manejar las ideas de manera efectiva
Concéntrate en los resultados
"La magia del orden" de Marie Kondo
Preguntas frecuentes

Para empezar a mejorar tu productividad personal en el menor tiempo posible, y gastando un mínimo de energía, necesitas conocer claramente tus propios objetivos y tratar de alcanzarlos. Hay varias herramientas prácticas para esto, que nos ayudan a lograr un alto nivel de productividad personal. Estas son algunas de ellas:

Lucha contra el desaliento en pro de tu productividad personal

Primero, toma conciencia de tu condición actual. Mírate desde fuera y evalúa tu postura, expresión facial. Observa cómo la falta de organización te está afectando en este momento. El estado de ánimo puede cambiar como señal de protesta, indicándonos que hay aspectos de nuestra productividad personal que debemos mejorar.

Para ayudarte a salir de ese estado, es una buena idea hacer algo inesperado, como por ejemplo, emprender un nuevo proyecto. Es importante no obsesionarse con nuestro estado y pensamientos desalentadores. Aunque el estrés constructivo moderado también puede ayudarnos. Emprender un proyecto nuevo puede ofrecer una perspectiva fresca y estimulante cuando nos enfrentamos a desafíos. Esto nos permite concentrarnos en algo bueno, y desarrollar habilidades y descubrir aspectos de nosotros mismos que aún no habíamos explorado.

Administra tu tiempo sabiamente

Inicia sesión en tu correo electrónico y redes sociales sólo en caso de eventos importantes o no más de tres veces al día. Reserva tres espacios de tiempo en tu agenda para esto y desactiva las notificaciones emergentes sobre nuevos mensajes y correos electrónicos.

Hecho esto, trabaja en intervalos de 90 minutos. Durante este período, puedes resolver un problema complejo, tres medianos o muchos pequeños. Durante el intervalo es necesario trabajar sin distracciones en aras de tu productividad personal, y luego puedes descansar 10 minutos mientras haces algunos ejercicios físicos.

A la hora de hacer una lista de tareas del día, asigna una cantidad de tiempo adecuada a cada una de ellas. Si se acaba el tiempo, pasa a la siguiente tarea y traslada las tareas pendientes al otro día. No dejes que las tareas se acumulen unas encima de otras. Realiza tareas únicas y haz sólo una cosa a la vez.

Trata los asuntos desagradables con eficacia

Es buena idea llevar un “diario de cosas desagradables” y registrar en él aquellas cosas que no quieres hacer. Anota cómo te sientes antes de empezar a trabajar. Luego, describe los sentimientos que surgen al comienzo de trabajar en una tarea. Al principio, las entradas serán algo así: “Quiero dejar esta actividad, no me gusta, prefiero hacer esto”. Anota lo que sucede después de los primeros veinte o treinta minutos: normalmente la aversión a la tarea desaparece dando paso a la productividad personal. 

Por lo general, un asunto desagradable parece más terrible de lo que realmente es. Las etapas más desagradables y que consumen más energía son pensar en una tarea desagradable y realizarla durante la primera media hora. Además, cuanto más tardes en empezar a trabajar, peor será, porque pasarás más tiempo con pensamientos negativos. De hecho, ya estás trabajando en una tarea desagradable cuando piensas que no quieres hacerla.

Lo más probable es que la última entrada en el diario sea que el asunto no fue tan terrible y tomó menos tiempo del esperado. Por lo tanto, la tarea desagradable debe incluirse en nuestra programación lo antes posible. Existen plantillas descargables que pueden ayudarte con esta tarea.

Lucha contra la pereza

Limita el tiempo para una tarea, ya que si no hay una fecha límite, completarla deja de tener sentido. Además, es importante no retrasar los plazos. Puedes utilizar este truco para mejorar tu productividad personal: prométete dedicar un tiempo determinado a una tarea concreta al día. 

Es más fácil acostumbrarse a realizar una tarea si la haces todos los días y a la misma hora. Pero a veces es difícil empezar, especialmente si no te gusta la tarea. En este caso, al comienzo de la tarea, el área de tu cerebro responsable del dolor se activará. Pero si no prestas atención a esto y continúas, la zona dolorida se calmará.

La técnica Pomodoro también puede ayudarnos con nuestra productividad personal. Toma el problema, y configura el temporizador en 30 minutos. Durante 30 minutos haz sólo lo que has elegido. Luego toma un descanso de cinco minutos. Luego otros 30 minutos de trabajo, y pasa a otro problema.

A veces el problema es que no está muy claro qué hacer. Esto en muchas ocasiones nos obliga a retrasar el inicio de la tarea. Entonces es importante  formular exactamente lo que hay que hacer, paso a paso. Es muy útil comprender de antemano qué debes hacer exactamente en un futuro próximo. Divide la tarea en varias partes pequeñas y luego ten en cuenta sólo la primera tarea de las varias resultantes para que quepa en un máximo de un día laborable.

Manejar las ideas de manera efectiva

A veces no hay ninguna idea nueva. Otras veces hay tantas que no está claro a qué agarrarse. Un simple cartel puede ayudarnos en estos casos. Escribe todas las ideas que tengas en una columna. Para cada idea, califica el efecto en una escala del uno al cinco. 

Luego completa las columnas “confianza” y “facilidad”. Resume los puntos, ordénalos e inmediatamente comprenderás que es mejor empezar a implementarlos primero. Usando la misma técnica, puedes ordenar libros, un armario, unos apuntes y mucho más. Cada elemento de tu lista se puede relacionar con otros de tres maneras: hijo, padre y asociación. Para comenzar, agrega intereses actuales a tu lista, crea categorías y conexiones que tengan sentido para ti. Debes editar y vincular periódicamente las tareas agregadas anteriormente y eliminar los elementos innecesarios.

Concéntrate lo más posible en el resultado y visualiza tus objetivos

La visualización es una herramienta bastante poderosa para aumentar la productividad personal. Estructurar los pensamientos, te hace recordar tus objetivos y trabajar para lograrlos. Diseña los espacios de trabajo con imágenes visuales de tus objetivos, como fotografías o postales para verlas constantemente. Estas se complementan bien con inscripciones, por ejemplo, en un tablero o pegatinas. Algunas personas también hacen collages enteros dedicados a sus sueños y metas. A fin de cuentas, la eficacia y productividad personal son esenciales para el crecimiento de tu mente, cuerpo y alma. 

"La magia del orden" de Marie Kondo

Marie Kondo es una consultora de organización  japonesa de fama mundial. También es autora de libros sobre productividad personal aplicada a la organización del hogar, el más famoso de los cuales es "La magia del orden". 

Este trabajo se publicó en más de 30 países y se convirtió en un éxito de ventas no solo en Japón, sino también en los países europeos. En su tierra natal, Marie Kondo es una auténtica estrella. Desde pequeña, la niña se interesó por el orden y las diversas formas de establecerlo. En lugar de simples juegos infantiles, Marie, desde los cinco años, estudió economía doméstica y todo lo relacionado con ella, leyó libros y artículos. Poco a poco desarrolló sus propias tesis, que luego se convirtieron en los secretos de una organización sencilla, rápida y eficaz.

El mensaje del libro para relanzar nuestra productividad personal

El mensaje principal del libro “El orden mágico” de Marie Kondo es la posibilidad de cambiar toda tu vida y productividad personal poniendo las cosas en orden en el espacio que te rodea. Este trabajo se publicó por primera vez en Japón, después de lo cual se extendió rápidamente por todo el mundo; en 2014, el libro incluso se publicó en los EE. UU. El método de Marie Kondo se considera revolucionario y ayuda a millones de propietarios a poner orden no solo en su hogar, sino también en sus vidas.

El orden en la casa según Marie Kondo tiene un efecto positivo en nuestro pensamiento y, en definitiva, afecta a todos los ámbitos de nuestra actividad. Cada cosa aparece viva, teniendo su propia alma y energía. En consecuencia, al cuidarlos, creamos una atmósfera positiva en la casa, que nos devuelve energía positiva. La ordenación de Marie Kondo implica deshacerse del desorden y dejar espacio para sus artículos favoritos y de uso frecuente.

El arte de ordenar según Marie Kondo: puntos principales

Poner las cosas en orden según Marie Kondo consta de los siguientes principios:

1. Necesitas organizar por categoría. Es decir, no debes agarrar todo lo que tengas a mano: primero ordena tu ropa, tu zona de trabajo, luego tus libros, después pasa a los platos, y así sucesivamente.
2. La condición más importante para el orden de Marie Kondo es la ausencia de basura innecesaria. El autor predica el minimalismo en la casa, diciendo que ayuda no sólo a crear orden, sino también a mantenerlo constantemente. Para decidir si necesitas esto o aquello, tómalo y pregúntate: ¿te hace feliz? Si la respuesta es no, no dudes en tirarlo.
3. Tampoco necesitas una gran cantidad de sistemas de almacenamiento que también abarrotan la habitación. El método Konmari enseña cómo guardar las cosas correctamente para mejorar la productividad personal. Puedes enrollar ropa, toallas y otros textiles en tubos y colocarlos verticalmente en un cajón. De esta manera, las cosas no se arrugarán, podrás verlo todo y encontrar fácilmente el artículo que necesitas. 

Conclusiones sobre las técnicas de productividad personal

Mejorar la productividad personal implica la implementación de herramientas prácticas, pero también un cambio en la mentalidad y la organización de nuestro entorno. La lucha contra el desaliento, la gestión eficaz del tiempo, la superación de la pereza y el manejo efectivo de las ideas son aspectos clave para alcanzar un alto nivel de productividad personal.

La conciencia de nuestra situación actual y la toma de medidas inesperadas, como emprender nuevos proyectos, pueden ser catalizadores poderosos para salir de estados desalentadores. La administración sabia del tiempo, la eficaz gestión de tareas desagradables y la lucha contra la procrastinación son estrategias clave para mejorar la eficiencia y reducir el estrés.

La visualización de objetivos, la concentración en resultados tangibles y la implementación de métodos como la técnica Pomodoro y la gestión ordenada según Marie Kondo son herramientas adicionales que pueden transformar la productividad personal y mejorar nuestra calidad de vida.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo combatir el desaliento y mejorar mi productividad personal?

• Toma conciencia de tu condición actual.
• Evalúa tu postura y expresión facial para entender cómo la falta de organización te afecta.
• Emprende nuevos proyectos para cambiar tu enfoque y superar el desaliento.
• Evita obsesionarte con pensamientos desalentadores y utiliza el estrés constructivo de manera moderada.

¿Cuáles son las estrategias efectivas para administrar el tiempo de manera sabia?

• Inicia sesión en el correo electrónico y redes sociales solo en eventos importantes o máximo tres veces al día.
• Trabaja en intervalos de 90 minutos y evita distracciones durante ese tiempo.
• Descansa 10 minutos después de cada intervalo, realizando ejercicios físicos.
• Asigna tiempos específicos a cada tarea diaria y evita acumular tareas.

¿Cómo puedo superar la procrastinación y tratar las tareas desagradables con eficacia?

• Lleva un "diario de cosas desagradables" para registrar tareas que no quieres hacer.
• Analiza tus sentimientos antes y después de comenzar una tarea desagradable.
• Comprende que las tareas desagradables suelen parecer peores de lo que realmente son.
• Incluye las tareas desagradables en tu programación lo antes posible y evita retrasar su inicio.